La dématérialisation est un processus bénéfique pour les entreprises en de nombreux points. Elle leur permet de gagner en temps et de réaliser un excellent retour sur investissement. Souhaitez-vous connaître les astuces pour faire de votre projet de dématérialisation un succès ? Si oui, lisez cet article pour découvrir 7 conseils qui vous y aideront.
1. Procéder à un état des lieux
C’est la phase initiale dans tout processus de dématérialisation qui se veut réussi. Dans la pratique, il s’agit d’identifier formellement les points faibles de l’entreprise, les procédures chronophages et peu rentables. Ce sont ces secteurs qui nécessitent une automatisation afin d’être plus dynamiques et bénéfiques pour l’ensemble. Cliquez ici pour en savoir davantage.
2. Circonscrire le projet
Après le diagnostic, il convient de donner corps au projet. Les domaines à dématérialiser étant connus, il faut prévoir les retombées positives qu’aurait le processus sur l’entreprise, s’il venait à réussir. Procédez ici à des ajustements, si nécessaires. De même, identifiez les obstacles susceptibles de vous empêcher d’atteindre la réalisation de votre plan et trouvez des solutions efficaces.
3. Établir le budget
Cette étape est très déterminante dans le processus. Elle consiste à faire une prévision de toutes les ressources dont aura besoin l’entreprise pour sauter le pas. Il est important d’intégrer tous les paramètres afin d’avoir une estimation plus ou moins exacte. Tenez également compte de l’état de votre trésorerie interne.
4. Communiquer avec vos employés au sujet du projet
Il est important de discuter avec toute l’entreprise avant de lancer le projet à proprement parler. En effet, tous les secteurs de l’entreprise ressentiront l’impact de la dématérialisation. Pour cela, en un premier temps, il faut exprimer l’urgence ou le besoin existant. En un deuxième temps, il s’agira de les sensibiliser sur le nouveau mode de fonctionnement de la boîte.
5. Faire appel à une entreprise spécialisée en dématérialisation
C’est là que commence l’exécution du projet de dématérialisation proprement dit. Vous devez aller à la rechercher d’un prestataire externe expert du domaine. Celui-ci doit offrir des services de qualité et livrer les travaux dans de bons délais. Il est recommandé de prendre des avis et de renseigner à propos d’une agence de dématérialisation avant de vous engager.
6. Choisir la solution adéquate
Lorsque vous faites appel à un spécialiste de la dématérialisation, vous devez d’abord lui présenter vos objectifs et les secteurs que vous souhaitez virtualiser. Dès lors, il vous montre les différentes possibilités qui s’offrent à vous. À cette étape, il vous revient d’échanger avec lui pour identifier laquelle est profitable à court et à long terme. La solution idéale est celle qui en plus d’être ergonomique et accessible à votre société, booste son chiffre d’affaires.
7. Testez le système mis en place
Une fois que le processus a abouti, il est important de le mettre à l’épreuve. Le but du projet est de dynamiser certaines tâches pour faire gagner du temps à vos collaborateurs et augmenter votre productivité. De ce fait, il convient de tester le système et de voir s’il répond aux attentes. Si tel n’est pas le cas, le prestataire doit améliorer son approche et optimiser le processus afin d’atteindre les objectifs fixés.
